Tiết lộ những cẩm nang giao tiếp qua điện thoại

Trong khi nhận điện thoại trong ngày, người thư ký trực điện thoại phải nắm được có bao nhiêu cuộc điện thoại gọi đến đơn vị, biết được số điện thoại gọi đến, phân loại nội dung của các cuộc điện thoại cần liên hệ. Tất cả thông tin trên cần tổng hợp và báo cáo lại cho trưởng bộ phận. Như vậy, người thư ký trực điện thoại ở ca sau cũng sẽ biết được diễn tiến các cuộc gọi ở ca trước. Công việc giao ca sẽ suôn sẻ và tạo một sự liền mạch trong công việc của đơn vị.

thi truong lao dong (6)

Mô tả nghiệp vụ điện thoại

Cần tạo một danh bạ điện thoại riêng mà người thư ký thường dùng trong công việc. Bản danh bạ gồm số điện thoại các cơ quan thường xuyên cần liên hệ, cơ quan công an, phòng cháy chữa cháy, số điện thoại các phòng ban trong công ty… Người thư ký nên học thuộc các số điện thoại đó, nên treo bản danh bạ điện thoại ở nơi dễ nhìn thấy. Ngoài ra nếu có máy vi tính hỗ trợ cho việc lưu trữ số điện thoại, người thư ký phải biết chọn phần mềm để sử dụng cho thích hợp.

Người thư ký trực điện thoại cần nắm được những ngày nghỉ cố định hoặc bất thường của các trưởng bộ phận và Ban giám đốc.

Cần cập nhật thông tin hoạt động hàng ngày của đơn vị. Chỉ cần những thông tin chính, ví dụ trong tuần này đơn vị đang chuẩn bị đón Huân Chương Lao Động hạng 2 hoặc đơn vị đang tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập…

Thường xuyên kiểm tra mạng điện thoại trong đơn vị, nếu có hỏng hóc phải báo ngay cho bộ phận sửa chữa. Trong những công ty vừa và lớn, người ta thường có tổng đài điện thoại riêng. Người thư ký trực điện thoại (tiếp tân) cần thuộc lòng số máy điện thoại nội bộ của từng bộ phận trong đơn vị, khi có điện thoại gọi đến liên hệ sẽ nhanh chóng chuyển điện thoại đến các bộ phận.

  • Vấn đề Tìm Việc hiện nay khá khó khăn, nhưng bạn đừng quá lo lắng,  Mang Viec Lam sẽ hỗ trợ bạn những thông tin tuyển dụng mới nhất!

Trong khi nhận điện thoại trong ngày, người thư ký trực điện thoại phải nắm được có bao nhiêu cuộc điện thoại gọi đến đơn vị, biết được số điện thoại gọi đến, phân loại nội dung của các cuộc điện thoại cần liên hệ. Tất cả thông tin trên cần tổng hợp và báo cáo lại cho trưởng bộ phận. Như vậy, người thư ký trực điện thoại ở ca làm việc sau cũng sẽ biết được diễn tiến các cuộc gọi ở ca làm việc trước. Công việc giao ca sẽ suôn sẻ và tạo một sự liền mạch trong công việc của đơn vị.

Khi nhận được thông tin nhờ nhắn lại qua cuộc gọi đến, người thư ký cần đọc lại cho người gọi nghe, hoặc ghi vào phiếu nhắn tin để lại trên bàn làm việc của người được nhắn.

Cần thêm thông tin về các cũng như nhân sự, hãy thử tham khảo các mục dưới đây:

Truy cập để xem nhiều hơn tại MangViecLam.com – Kết Nối Sự Nghiệp, Tuyển Dụng, Kiếm Tìm Việc Nhanh 24H
Hotline: (028) 2222 2236 / (08) 2266 3636 / (08) 2268 3636

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>